Text Box: บทที่ 2  ระบบ
ความหมายของระบบ   ความหมายสารสนเทศ   องค์ประกอบของระบบ  ประเภทของระบบ
   

 

        

 


 

ความหมายของระบบสารสนเทศ

 

            Information System หรือ IS คือ กระบวนการจัดการข้อมูลให้มีสถานภาพเป็นสารสนเทศ เริ่มตั้งแต่การจัดหา การรวบรวม การประมวลผล การสืบคืน  การแสดงผล ตลอดจนการเผยแพร่ หรือถ่ายทอดสารสนเทศแก่ผู้ที่ต้องการ เพื่อให้สารสนเทศนั้นถูกนำไปใช้ประโยชน์ ตามวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ

โดยกระบวนการจัดทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งานนั้น  มีขั้นตอนสรุปได้ดังนี้
            1.  การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล  ควรประกอบด้วย
                    1.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล  เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก  และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา  เช่น  ข้อมูลการลงทะเบียนเรียนของนักเรียน  ข้อมูลประวัติบุคลากร  ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์  การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง  การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่าง ๆ  เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
                   
1.2 การตรวจสอบข้อมูล  เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล  เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง  ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้  หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข  การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี  เช่น  การใช้ผู้ป้อนข้อมูลสองคนป้อนข้อมูลชุดเดียวกันเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วเปรียบเทียบกัน
           
2.  การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ  อาจประกอบด้วยกิจกรรมดังต่อไปนี้
                   
1.1 การจัดแบ่งข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่ม  เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน  การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน  เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งเป็นแฟ้มประวัตินักเรียน  และแฟ้มลงทะเบียน  สมุดโทรศัพท์หน้าเหลืองมีกรแบ่งหมวดหมู่สินค้า  และบริการ  เพื่อความสะดวกในการค้นหา
                   
1.2 การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว  ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ  ตัวเลข  หรือตัวอักษร  หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา  ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล  เช่น  การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร  การจัดเรียงชื่อคนในสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์  ทำให้ค้นหาได้ง่าย
                   
1.3 การสรุปผล  บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีเป็นจำนวนมาก  จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ  เพื่อนำไปใช้ประโยชน์  ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า  เช่นสถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียนแต่ละชั้น
                   
1.4 การคำนวณ  ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก  ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้  ดังนั้นการสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
           
3.  การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน  ประกอบด้วย
                   
3.1 การเก็บรักษาข้อมูล  การเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงการนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ  เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล  นอกจากนี้ยังรวมถึงการดูแล และทำสำเนาข้อมูล  เพื่อให้ใช้งานต่อไปในอนาคตได้
                    3.2
การค้นหาข้อมูล  ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานได้ต่อไปการค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงาน  ทำให้การเรียกค้นกระทำได้ทันเวลา
                    3.3
การทำสำเนาข้อมูล  การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้  หรือนำไปแจกจ่ายในภายหลัง  จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา  หรือนำไปใช้อีกครั้งไดโดยง่าย
                     3.4
การสื่อสาร  ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย  การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญและมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

 

 

 

ความสำคัญของระบบสารสนเทศ

 

1.  ทำให้องค์การมีการจัดเก็บอย่างเป็นระบบ และมีมาตรฐานเดียวกัน ช่วยขจัดความซ้ำซ้อนและลดภาระของหน่วยงาน

2.  เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในสามารถเรียกใช้สารสนเทศได้ตลอดเวลา

3.  ทำให้ผู้บริหารมีสารสนเทศที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ สั่งการ และวางแผนด้านการปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4.  สามารถนำเอาสารสนเทศไปใช้ในกิจกรรมอื่นๆ ขององค์การได้ เช่น การจัดทำรายงานประจำปี การจัดทำเอกสารประชาสัมพันธ์องค์การ เป็นต้น